Borden en symbolen helpen de ruimte comfortabel, veilig en overzichtelijk te maken en dragen bij aan efficiënt werken. Dankzij symbolen vindt men sneller zijn weg in de werkomgeving, kan men gemakkelijk het nodige vinden en zich concentreren op het uitvoeren van zijn taken.
Om de productiviteit te verhogen, moet de werkruimte zo worden ingericht dat deze veilig en overzichtelijk is. Verschillende symbolen helpen mensen hun weg te vinden in de werkomgeving, de benodigde spullen gemakkelijk te vinden en zich beter te concentreren op het uitvoeren van hun taken. Via de link vindt u meer gedetailleerde informatie over tekens en symbolen https://signs-nl.com/.
In het moderne kantoor, waar medewerkers een aanzienlijk deel van de dag doorbrengen, verminderen goed gekozen visuele aanwijzingen de cognitieve belasting, minimaliseren ze het risico op fouten en verhogen ze de algehele productiviteit.
Internationale normen (ISO 7010 en ISO 3864) schrijven voor dat tekens en symbolen universeel en begrijpelijk moeten zijn in elke context en voor sprekers van verschillende talen. De plaatsing van symbolen bij de inrichting van de werkplek is in de eerste plaats gebaseerd op de principes van ergonomie en lean-management (zuinig beheer), evenals op de psychologie van kleur en omgevingsontwerp. Dit alles heeft niets te maken met decoratie, maar creëert een functionele omgeving die van invloed is op de gezondheid, motivatie en resultaten. We hebben getracht alle belangrijke categorieën te behandelen, op basis van betrouwbare bronnen: ISO-normen, OSHA-aanbevelingen en onderzoek op het gebied van ergonomie en de psychologie van de werkruimte.
Ergonomische symbolen
Ergonomische symbolen hebben betrekking op arbeidsveiligheid en -gezondheid; ze zijn bedoeld om letsel en lichamelijk ongemak te voorkomen die verband houden met langdurig computergebruik. Alle kantoormedewerkers hebben last van dezelfde problemen: pijn in de rug, nek, polsen en ogen, veroorzaakt door een verkeerd ingestelde werkplek. Veelvoorkomende voorbeelden van ergonomische pictogrammen en bordjes:
- schriftelijke en schematische aanbevelingen voor het afstellen van de stoel;
- borden bij de monitor die eraan herinneren dat de bovenrand van het scherm op ooghoogte of iets lager moet staan, en dat de afstand ongeveer 50–70 cm moet zijn;
- markeringen op de vloer of aan de muur om een juiste houding aan te houden — pijlen, silhouetten van de ideale houding of checklists.
De belangrijkste eis voor dergelijke symbolen is dat alle visuele aanwijzingen intuïtief begrijpelijk moeten zijn en binnen het gezichtsveld moeten worden geplaatst.
Daarnaast kunnen er symbolen worden aangebracht met betrekking tot verlichting en ventilatie. Bijvoorbeeld:
- aanbevolen verlichtingsniveau van 500 lux;
- symbolen voor het instellen van de jaloezieën, om schittering en vermoeidheid van de ogen te voorkomen.
Bij de invoering van dergelijke symbolen worden in de praktijk vaak de volgende methoden gebruikt:
- gekleurde stickers op de verstelhendels van de stoelen (groen = juiste houding, rood = aanpassing nodig);
- infographics op de muren met oogoefeningen.
Bedrijven die dergelijke ergonomische programma’s met visuele ondersteuning hebben ingevoerd, melden een productiviteitsstijging van 10–20% en een afname van het aantal klachten over de gezondheid.
Organisatorische symbolen
Organisatorische symbolen zijn nodig om orde te scheppen, snelle navigatie te garanderen en de zoektijd te verkorten. In wezen vormt dit de basis van het 5S-systeem — Sort (sorteren), Set in order (ordenen), Shine (schoonmaken), Standardize (standaardiseren), Sustain (handhaven)
Ook kunnen schaduwborden worden gebruikt — contouren van gereedschappen en apparatuur die in de visuele omgeving zijn geïntegreerd. Elk voorwerp heeft zijn eigen plek, aangegeven door een silhouet en een opschrift. In de gangpaden kun je verschillende kleurmarkeringen aanbrengen, waarbij aan elke zone een eigen kleur wordt toegewezen. Dit helpt chaos te voorkomen. Planken, lades en kasten worden gemarkeerd met gekleurde etiketten: op categorie van documenten, gebruiksfrequentie of afdelingen.
Voor kantoorruimtes zijn dergelijke bordjes relevant:
- Vergaderzaal A — vrij/bezet;
- werkplekken met naambordjes;
- andere schuifbordjes die indien nodig van plaats kunnen worden verwisseld.
In het systeem van organisatorische bordjes mogen bordjes die betrekking hebben op veiligheid en gedragsregels niet ontbreken, bijvoorbeeld deze:
- Niet roken
- Niet betreden
- Apparatuur uitschakelen
- Handen wassen
- Pas op! Natte vloer
- EHBO-doos
Kleurcodering vereenvoudigt de indeling in zones: blauw — documenten, groen — verbruiksartikelen, rood — gevaarlijke stoffen. In keukens en ontspanningsruimtes — borden met „Licht uit“ en „Afval scheiden“, die bijdragen aan het besparen van hulpbronnen.
De voordelen van het gebruik van organisatorische symbolen liggen voor de hand: de zoektijd wordt met meer dan 30% verkort, het aantal fouten neemt af en het wordt eenvoudiger om de werkplek schoon te houden. Bedrijven met goed georganiseerde ruimtes vertonen een hoger niveau van discipline en medewerkerstevredenheid.
Symbolen voor concentratie en psychologisch comfort
Dit soort symbolen heeft een positieve invloed op de mentale toestand en helpt stress te verminderen. In dit geval spelen de psychologie van kleuren en vormen een belangrijke rol. Er wordt wel gezegd dat de kleur blauw de concentratie en helderheid van denken bevordert — ideaal voor concentratiezones. Groen werkt kalmerend, vermindert angst en vermoeidheid van de ogen. Geel stimuleert de creativiteit. Ook zijn er in moderne kantoren andere bordjes en symbolen te zien:
- Stille zone — pictogram van een koptelefoon of een gesloten mond. Hier kan een medewerker in alle rust tijd doorbrengen of naar ontspannende muziek luisteren; het is een kans om even kort te pauzeren en weer op te laden. We raden aan om zo’n zone in neutrale kleuren in te richten en een ontwerp zonder scherpe lijnen te kiezen.
- Eetruimte — pictogram van bestek. Je kunt zo’n bordje naast de ingang van de kantoorkeuken plaatsen, zodat het van veraf zichtbaar is.
- Ontspanningszone — pictogram met een figuurtje op een bank.
Medewerkers mogen hun werkruimte zelf inrichten en versieren, mits de veiligheidsregels dit toestaan. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld persoonlijke foto’s, diploma’s en herinneringsvoorwerpen neerzetten. Onderzoek toont aan dat een mate van personalisatie de betrokkenheid en zelfregulering verhoogt.
Om de motivatie te verhogen, kun je motiverende citaten in lijsten ophangen, infographics met de voortgang van het team en foto’s van productieve medewerkers.
Kwaliteitsindicatoren voor de werkomgeving
Kwaliteitsindicatoren voor de werkomgeving zijn nodig om te beoordelen in hoeverre de werkruimte de efficiëntie ondersteunt en de gezondheidscriteria van medewerkers niet ondermijnt. Tot deze indicatoren behoren:
- verlichting;
- temperatuur;
- geluid;
- netheid;
- lucht;
- esthetiek.
Goed geplaatste bordjes herinneren aan de kwaliteitsindicatoren en het belang van het handhaven ervan. Laten we enkele voorbeelden van standaardbordjes bekijken:
- verlichtingsnorm 500 – 750 lux, herinnering aan natuurlijk licht;
- comfortabele temperatuur 20–22 graden;
- CO₂-indicatoren;
- pictogrammen voor geluidsregeling;
- schoonmaakschema’s, kleurcodering van inventaris om kruisbesmetting te voorkomen;
- visuele dashboards met statistieken.
Onderzoek bevestigt het verband tussen de beleving van de omgeving en cognitieve prestaties, tevredenheid en welzijn.
Borden en symbolen helpen om de werkplek op een juiste en comfortabele manier in te richten. Ze brengen op een duidelijke en eenvoudige manier de principes van veiligheid, orde, ergonomie en fysieke en mentale gezondheid over. Het is raadzaam om dergelijke tekens in te voeren na een behoefteanalyse, bestudering van de ISO-normen en training van het personeel. Dan worden symbolen en tekens echte instrumenten voor de motivatie van medewerkers en de groei van het bedrijf.
